از مسائل مهم که کارفرمایان باید در نظر داشته باشند، تهیه لیست بیمه کارکنان است. کارفرما باید در انتهای هر ماه لیست بیمه را تهیه نموده و به سازمان تأمین اجتماعی ارسال کند. بعضاً شرکت‌ها تهیه لیست بیمه و ارسال آن را به شرکت های حسابداری واگذار می کنند تا از این بابت آسوده خاطر باشند.
در این بخش آموزش تهیه لیست بیمه و ارسال آن را به صورت مرحله به مرحله از طریق نرم افزار تأمین اجتماعی بیان خواهیم کرد.
آموزش تهیه لیست بیمه
در شروع کار برای تهیه لیست بیمه به سایت تأمین اجتماعی www.tamin.ir می رویم و آخرین نسخه نرم افزار ارسال لیست حق بیمه را دانلود نموده و بر روی سیستم کامپیوتر خود نصب می کنیم.
سپس با کلیک بر روی List Disk برنامه را اجرا می کنیم. صفحه نرم افزار به شکل زیر است:
ثبت مشخصات کارگاه
قسمت اول از تهیه لیست بیمه:
بر آیکون اطلاعات پایه کلیک نموده و گزینه‌ی مشخصات کارگاه را انتخاب می کنیم.
در بخش مشخصات کارگاه روی گزینه‌ی جدید که در بالای صفحه قرار دارد کلیک می کنیم.
در این بخش فرمی برای وارد کردن اطلاعات کارگاه باز شده که به شکل زیر فرم را برای تهیه لیست بیمه پر می کنیم.
- کد ده رقمی کارگاه
- ردیف پیمان: مختص افراد پیمانکار
- نام کارگاه: که نوع فعالیت کارگاه ذکر می شود: مثلاً فروش لوازم یدکی، مکانیکی و …
- نام کارفرما: نام کارفرما اعم از شخص حقیقی و یا شرکت حقوقی
- آدرس کارگاه: در این قسمت آدرس کارگاه به صورت کامل ذکر می شود.
- نرخ حق بیمه
مشخصات کارکنان
با تکمیل این فرم، بخش اول برای تهیه لیست بیمه کارکنان کامل می شود. برای ادامه تکمیل و تهیه لیست بیمه مجدد گزینه اطلاعات پایه کلیک می شود و گزینه‌ی دوم مشخصات کارکنان را کلیک می کنیم.
بر روی گزینه جدید کلیک نمایید. فرم برای ورود اطلاعات باز می‌شود که شامل اطلاعات زیر می باشد. باید دقت داشته باشید که برای تهیه لیست بیمه، تمامی اطلاعات باید به صورت دقیق وارد شود و اطلاعات کارکنان (بیمه شده) دقیقاً باید مطابق با اطلاعات شناسنامه ای آن‌ها باشد.
- شماره بیمه نامه
- شماره پرسنلی
- نام بیمه شده
- نام خانوادگی بیمه شده
- نام پدر
- جنسیت
- تاریخ تولد
- شغل: در این بخش کد شغل را وارد نموده، اگر کد شغل در دسترس نیست می توانید با استفاده از گزینه ی سرچ در همین آیکون نام شغل را نوشته تا نرم افزار، کد شغل را به شما بدهد.
- شماره شناسنامه
- شهر محل صدور
- کد ملی
در تهیه لیست بیمه سایر گزینه های فرم، پر کردن آن‌ها اختیاری است و الزامی به پر کردن ندارد، مثل: بخش محل صدور شناسنامه، شماره مسلسل، تحصیلات و … .
باید دقت شود در تهیه لیست بیمه ۱۱ مورد ذکر شده حتماً پر شود و اطلاعات صحیح باشد. با پر کردن این فرم روی گزینه ثبت کلیک می کنیم و اگر در ثبت اطلاعات مشکلی نباشد، مشخصات ثبت می شود. در غیر این صورت سیستم پیام خطا می دهد.
پیغام خطا معمولاً برای این موارد است:
- ایراد در وارد کردن شماره ملی، مثل: کم یا زیاد وارد کردن اعداد
- درج کد ملی اشتباه
تنظیم لیست ماهانه
در ادامه تهیه لیست بیمه با کامل شدن بخش اول، روی گزینه‌ی عملیات کلیک می کنیم تا گزینه‌ی لیست ماهانه را نشان دهد. سپس روی گزینه جدید کلیک می نماییم.
- کد کارگاه
- ردیف پیمان: که این گزینه فقط برای پیمانکاران باید وارد شود.
- سال
- ماه
- تعداد نفرات بیمه شده
- جمع روزهای کاری
- جمع دستمزد روزانه
- جمع دستمزد ماهانه
- مزایای ماهانه
نکاتی در رابطه با تنظیم لیست ماهیانه بیمه
- کد کارگاه‌ها سه صفر است و برای پیمانکاران ردیف پیمان، اگر کد به صورت صحیح وارد شود اطلاعات کارگاه نمایش داده می شود.
- تعداد نفرات بیمه شده همان تعداد کارکنان است که تحت پوشش بیمه می باشند و نه خانواده های آن‌ها
- برای جمع روزهای کارکرد به ماه های ۳۱ و ۲۹ روزه دقت شود.
- محاسبه دستمزد ماهانه به این صورت است که از ضرب تعداد روزهای کاری به دستمزد روزانه بدست می آید.
- برای جمع روزهای کاری، دستمزد روزانه و ماهانه باید دقت شود که به اندازه تعداد نفرات باید محاسبه شود، فرضاً اگر ۳ نفر بیمه شده داریم باید ۹۰ روز کاری ذکر شود.
- محاسبه حق بیمه برای هر شخص ۳۰ درصد دستمزد است که از این مقدار ۷ درصد سهم بیمه شده، ۲۰ درصد سهم کارفرما و ۳ درصد بیمه بیکاری است.
- هیئت مدیره در شرایطی نباید سه درصد بیمه بیکاری پرداخت کند، که اولاً در اساسنامه شرکت آمده باشند دوماً در لیست بیمه عنوان شغل هیئت مدیره رد شده باشد و سوماً بازرس بیمه آن‌ها را تائید کند.
- اگر کارگاهی به صورت خانوادگی (زن و شوهر و فرزندان) اداره می شود، بیمه بیکاری برای آن‌ها منظور نمی شود و صفر می زنیم.
- در هنگام تهیه لیست بیمه باید در نظر داشته باشید که در قسمت ماه، لیست بیمه‌ی ماه قبل وارد می شود، مثلاً شما اگر در ماه مهر فرم را پر می کنید، قرار است لیست بیمه‌ی شهریور ماه را ارسال کنید و یا کارگاه‌هایی که شامل معافیت حق بیمه کارفرما برای حداکثر ۵ نفر هستند، دو ماه قبل ذکر می شود.
ثبت ریز کارکرد ماهانه بیمه شدگان
در تهیه لیست بیمه باید دقت داشت که در بخش ریز کارکرد، روزهای کاری و همچنین دستمزد روزانه، مرخصی‌ها، استراحت پزشکی و … باید ثبت شود. فرم ریز کارکرد ۴ گزینه دارد که به صورت زیر است:
- شماره بیمه شده
- جمع روزهای کارکرد
- جمع دستمزد روزانه
- مزایای ماهانه مشمول (مستمر)
وقتی این ۴ بخش پر می شود، فرم خود به خود سایر مشخصات شخص را نمایش می دهد. با ثبت و تائید اطلاعات می توان دکمه‌ی خروج را زد.
در تهیه لیست بیمه اگر بیمه شدگان بیشتر از یک نفر هستند، ریز کارکرد بیمه شده بعدی را مشخص کنید.
نکاتی در رابطه با ثبت ریز کارکرد:
- در مورد میزان دستمزد باید در نظر داشته باشید که برای افراد با توجه به سمت متفاوت است. مثلاً دستمزد یک مسئول اداری با منشی متفاوت است و یا یک استاد کار و شاگرد در این مورد با هم تفاوت دارد.
- نامه بازرسان معمولاً بهترین نظر در مورد مشاغل است که به کارفرما ارائه می شود.
- دستمزدها در شهرهای بزرگ بیشتر است.
- در ذکر عنوان شغل و دستمزد باید دقت شود که با هم مغایرت نداشته باشند، چون حق بیمه پرداختی متفاوت است و هر کدام که به اشتباه ذکر شود، منجر به جریمه برای کارفرما خواهد شد.
دیسکت بیمه
تا این قسمت با ثبت اطلاعات اقدام به تهیه لیست بیمه در نرم افزار کرده‌ایم اما در ادامه باید اطلاعات به صورت دیسکت تهیه شود، برای تهیه دیسکت بیمه باید دو فایل وجود داشته باشد:
- DSKKAR00.dbf اطلاعات کارگاه
- DSKWOR00.dbf اطلاعات بیمه شدگان
با تهیه دیسکت و ثبت اطلاعات از طریق اینترنت و ارسال به شعبه تأمین اجتماعی یا ارائه به کارگزاری تأمین اجتماعی می توان فیش پرداخت حق بیمه را دریافت نموده و حق بیمه کارکنان کارگاه را واریز کرد.
نحوه تهیه دیسکت لیست بیمه
برای تهیه دیسکت مجدد روی گزینه عملیات کلیک کرده و گزینه لیست ماهانه را انتخاب می کنیم و از این بخش گزینه تهیه دیسکت را کلیک می کنیم و پوشه را انتخاب نموده و ذخیره را می زنیم و فایل‌ها را در آن پوشه ذخیره می کنیم.
برای ارسال اینترنتی مسیر فایل ریز کارکرد، پوشه‌ای که فایل‌ها در آن ذخیره شده را باز می کنیم و روی فایل‌ها کلیک می کنیم و در انتها گزینه قبول را کلیک می کنیم. در صورت درست انجام دادن مراحل، پیام زیر را مشاهده می کنید:
«عملیات انتقال اطلاعات به دیسکت با موفقیت انجام شد.»
با انجام تمام مراحل بالا، تهیه لیست بیمه انجام شده و در نهایت با ارسال فایل برای شعبه تأمین اجتماعی و یا کارگزاری تأمین اجتماعی عملیات ارسال انجام می شود.
کار تمام است. حال می‌توانید این دو فایل را که حاوی لیست بیمه شما میباشد، بصورت اینترنت و از طریق سایت سازمان تامین اجتماعی به نشانی اینترنی
tamim.ir
به شعبه ارسال و فیش حق بیمه خود را دریافت نموده و از طریق درگاه بانک های عضو شتاب آن را پرداخت نمایید
موفق باشید
گرد آورنده مهرداد سعیدی