مدیریت امور مالی شرکت اولویت بالایی دارد و صرفا نباید به اجبار قانون انجام شود. یکی از اصلی‌ترین مراحل برای مدیریت امور مالی و حسابداری کسب و کارهای کوچک، تدوین یک برنامه‌ی واقع‌بینانه همراه با بودجه‌بندی درست است. ثبت دقیق معاملات، بررسی منظم نتایج و حفظ دائمی سوابق از دیگر مواردی است که باید برای مدیریت صحیح انجام شود. سه گزارش مالی اصلی نیز وجود دارد که برای ارزیابی میزان سلامت مالی شرکت ضروری است؛
۱. ترازنامه
۲. صورت‌حساب سود و زیان
۳. صورت جریان وجوه نقد
کارهای چک لیست حسابداری را باید در چه بازه‌ی زمانی انجام داد؟
چک لیست حسابداری که در ادامه می‌خوانید، بازه‌های زمانی و ضرب‌العجل‌هایی را برای انجام دادن عملکردهای مختلف حسابداری کسب و کارهای کوچک پیشنهاد کرده تا بتوانید کسب‌وکار را با روند صحیح پیش ببرید و برای گزارش‌های مالیاتی آماده شوید.
الف) وظایف حسابداری روزانه
۱. بررسی وضعیت نقدینگی
نقدینگی از اصلی‌ترین مواردی است که باعث ماندگاری کسب‌وکار می‌شود؛ به همین دلیل باید از وضعیت آن مطلع باشید. روزِ کاری را با بررسی نقدینگی شرکت شروع کنید. باید بدانید که وضعیت حساب‌های دریافتنی و پرداختنی در هفته و ماه آینده چگونه است؛ چقدر پول وارد شرکت می‌شود و کدام بدهی‌ها باید پرداخت شوند.
ب) وظایف حسابداری هفتگی
۲. ثبت معاملات
تمامی معاملات ازجمله صورت‌حساب مشتریان، دریافت پول از مشتریان، پرداخت به فروشنده‌ها و غیره را ثبت کنید. این کار بسته به حجم فعالیت شرکت باید روزانه یا هفتگی انجام شود. حساب‌های روزانه را می‌توان به‌صورت دستی یا در اکسل به‌راحتی ثبت کرد؛ اما بهترین روش، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری است. نرم‌افزارها با دقت بالا و ارائه‌ی گزارش‌های دقیق، ارزش این را دارند که برای تهیه‌‌شان هزینه کنید.
۳. حفظ فاکتورها و اسناد مالی
تمام صورت‌حساب‌های ارسالی، و رسید حساب‌های دریافتنی و پرداختنی را نگهداری کنید. برای مشتریان و فروشنده‌ها پوشه‌های جداگانه تهیه کنید و برای دسترسی بهتر، آنها را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید. یک فایل مجزا برای حقوق و دستمزد داشته باشید و آن را به ترتیب تاریخ پرداخت و صورت‌حساب بانکی ماهانه تنظیم کنید. متأسفانه بسیاری از شرکت‌ها روش درستی ندارند و در فصل اظهارنامه‌ی مالیاتی، با انبوهی از فاکتورها روبه‌رو می‌شوند. پیشنهاد می‌کنیم به محض دریافت فاکتور و ارسال صورت‌حساب، آنها را به ترتیب در فایل‌های مربوطه قرار دهید. بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری با صدور فاکتورهای مختلف و حفظ آنها، در نگهداری اسناد به شما کمک می‌کنند.
۴. بررسی صورت‌حساب‌های پرداخت‌نشده
تمامی کسب‌وکارهای کوچک باید پوشه‌ای را به صورت‌حساب‌های پرداخت‌نشده اختصاص دهند. حساب تمامی شرکت‌هایی را که از آنها خرید می‌کنید و صورت‌حساب‌های آنها را به همراه تاریخ دقیق صدور فاکتور، مبلغ و تاریخ پرداخت نگهداری کنید. بدین ترتیب، با نظم بیشتری به آنها رسیدگی می‌کنید و می‌توانید از تخفیف‌هایی که در نظر گرفته‌اند، استفاده کنید.
۵. پرداخت به‌موقع بدهی‌ها
حساب‌های پرداختنی را به دقت پیگیری کنید و بخشی از نقدینگی را برای پرداخت به فروشنده‌ها اختصاص دهید. بدین ترتیب از پرداخت دیرهنگام جلوگیری می‌کنید و روابط کاری مطلوبی برقرار خواهید کرد. اگر بتوانید پرداخت‌ها را به دو تا سه ماه آینده موکول کنید، شرایط بهتری خواهید داشت. پس از پرداخت بدهی‌ها، حتما یک کپی از فاکتور و رسید آنها را نگهداری کنید.
۶. تهیه و ارسال فاکتور
شرایط مشخصی را برای نحوه‌ی دریافت از مشتریان تعیین کنید. اکثر صورتحسابها در عرض یک ماه یا ۳۰ روز پرداخت می‌شوند. اگر تاریخ دقیق دریافت از مشتریان را مشخص نکنید، در محاسبه‌ی درآمد ماهانه دچار مشکل می‌شوید. برای حصول اطمینان از پرداخت به‌موقع مشتریان می‌توانید از فاکتورهایی با قالب مشخص استفاده کنید که جزئیات دقیق مثل شرایط پرداخت، جزء‌به‌جزءِ هزینه‌ها، شماره حساب‌های بانکی یا آدرس برای پرداخت را به همراه داشته باشد.
۷. بررسی جریان وجوه نقد پیش‌بینی شده
مدیریت جریان وجوه نقد از اهمیت بالایی برخوردار است؛ به‌ویژه در سال اول فعالیت شرکت. پیش‌بینی کنید که حجم پول مورد نیاز در هفته و ماههای آینده چقدر است؛ بدین ترتیب می‌توانید مبلغ مناسبی را برای پرداخت صورتحسابها و حقوق کارکنان در نظر بگیرید. علاوه بر این، تصمیم‌گیری برای خرج کردن پول‌ها آسان‌تر خواهد بود.
تنها کافی است یک صورت‌حساب دقیق از مواردی که در ادامه گفته‌ایم تهیه کنید: نقدینگی فعلی، پول‌هایی که تا ماه آینده دریافت و بدهی‌هایی که تا ماه آینده پرداخت خواهید کرد.
ج) وظایف حسابداری ماهانه
۸. بررسی صورت‌حساب بانکی
معاملات نقدی شرکت را به‌صورت ماهانه بررسی کنید. با تهیه‌ی گزارش ماهانه و بررسی مغایرت‌های بانکی می‌توانید از خطاهای احتمالی بانک یا حساب‌های شرکت مطلع شوید و سریع‌تر آنها را اصلاح کنید.
۹. بررسی حساب‌های دریافتنی قدیمی
حساب‌های دریافتنی قدیمی را که هنوز تسویه نشده‌اند بررسی کنید و تعداد دقیق روزهایی را که از صدور فاکتور گذشته مشخص کنید. با این کار به‌راحتی می‌توانید حساب این مشتریان را تحت نظر داشته باشید. اول هر ماه، بهترین زمان برای یادآوری به کسانی است که باید پولی را به شما پرداخت کنند.
۱۰. تجزیه و تحلیل وضعیت موجودی
اگر موجودی دارید باید زمانی را برای دسته‌بندی آنها اختصاص دهید. محصولاتی را که به‌سرعت فروخته می‌شوند کنار بگذارید و مواردی را که روند آهسته‌ای دارند یا اینکه در نهایت بی‌ارزش می‌شوند و باید به حساب کسورات اضافه شوند مشخص کنید. با بررسی ماهانه‌ی محصولات متوجه می‌شوید که چگونه خرید کنید و چه محصولاتی را نگهداری کنید.
۱۱. بررسی سیستم حقوق و دستمزد و پرداخت مالیات
علاوه بر سیستم حقوق و دستمزد که به‌صورت ماهانه انجام می‌شود، باید سیستم پرداخت مالیات را نیز بر اساس قوانین مالیاتی نوع کسب‌وکار خود بررسی کنید.
خلاصه‌ی لیست حقوق و دستمزد را قبل از موعد پرداخت، بررسی کنید تا از بروز هرگونه خطا جلوگیری شود. نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد با دقت بالا و صرفه‌جویی در زمان به شما کمک می‌کنند.
۱۲ بررسی سود و زیان واقعی و مقایسه‌ی آن با بودجه و وضعیت سال‌های گذشته
صورت سود و زیان هر ماه و مقایسه‌ی آن با همان بازه‌ی زمانی در سال قبل به شما نشان می‌دهد که چه مبلغی را هزینه کرده و چقدر درآمد داشته‌اید. صورت سود و زیان هر ماه را با بودجه‌‌‌ی شرکت مقایسه کنید. مقایسه‌ی اعداد واقعی با اعداد پیش‌بینی شده به شما نشان می‌دهد که چه هزینه‌های اضافه‌ای داشته‌اید یا اینکه برای چه کارهایی به‌درستی هزینه نکرده‌اید.
اگر هنوز بودجه در نظر نگرفته‌اید، می‌توانید سال مالی جاری را با سال گذشته مقایسه کنید تا تغییرات را شناسایی و دوباره برنامه‌ریزی کنید.
۱۳ بررسی ترازنامه‌ی ماه گذشته با دوره‌ی قبل
با مقایسه‌ی ترازنامه در پایان یک ماه (مثلا ۳۰ اردیبهشت ۹۶) با ترازنامه‌ی چند ماه قبل (مثلا ۳۰ دی ۹۵) می‌توانید نحوه‌ی مدیریت دارایی‌ها و بدهی‌ها طی چند ماه گذشته را به‌خوبی مشاهده کنید. باید با دقت به‌دنبال تغییرات چشمگیر باشید و دلیل آنها را پیدا کنید. برای مثال اگر حساب‌های دریافتنی افزایش یافته، باید بدانید که آیا فروش بالایی داشته‌اید یا اینکه مشتریان حساب‌های خود را به‌موقع تسویه نکرده‌اند.
د) وظایف حسابداری فصلی
۱۴ اصلاح برآورد سود و زیان سالانه
در پایان هر فصل باید ارزیابی کنید که علی‌رغم دارایی خالص، دقیقا چقدر درآمد داشته‌اید. باید اختلاف درآمدها و هزینه‌ها، دلایل این اختلافات، نحوه‌ی خرج کردن سود و نقاط ضعف را مشخص کنید و برای بهبود اوضاع فروش و حاشیه‌ی سود برنامه‌ریزی کنید.
۱۵ بررسی گزارش سه ماهه‌ی حقوق و دستمزد و پرداخت
با اینکه پرداخت حقوق و دستمزد معمولا به صورت ماهانه انجام می‌شود اما باید گزارش سه ماههای از مجموع حقوق و دستمزد و پرداخت دشاته باشید تا زمینه خوبی در تصمیم‌گیری‌های بلند مدت‌تر برای‌تان فراهم شود. بهتر است از افراد یا موسسات خدمات حسابداری که اینگونه خدمات را انجام می‌دهند بخواهید که این گزارش‌ها را تهیه و جمع‌آوری کنند و شما تنها به بازبینی آنها بپردازید.
۱۶ مالیات بر ارزش افزوده و پرداخت آن
اگر نوع فعالیت شرکت با خرید و فروش کالا یا خدمات در ارتباط است، باید بدانید که در پایان هر فصل باید گزارش مالیات بر ارزش افزوده را آماده کنید و مقدار تعیین شده را پرداخت کنید. این گزارش را آماده و آن را برای سازمان مالیاتی کشور ارسال کنید. می‌توانید برای سهولت کار، تهیه این گزارش‌ها را هم به موسسات حسابداری برون سپاری کنید.
۱۷ ارسال گزارشات معاملات فصلی
گزارشات معاملات فصلی موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم از جمله الزامات قانون مالیاتی کشور می باشد که باید در پایان هر فصل، حسابداران جزئیات کلیه معاملات انجام شده را در سامانه مربوطه وارد نمایند که در صورت عدم توجه به این الزام جرائم سنگینی در آینده به شرکت تحمیل خواهد شد.
د) وظایف حسابداری سالانه
۱۸ بررسی حساب‌های دریافتنی قدیمی
در پایان هر سال باید نگاه دقیق‌تری به حساب‌های دریافتنی داشته باشید و مشتریانی را که هنوز تسویه حساب نکرده‌اند شناسایی کنید. می‌توانید پس از ارزیابی حساب‌های دریافتنی، به برخی از آنها یادآوری کنید یا اینکه برخی از آنها را به‌طور کل حذف کنید یا در صورت لزوم برای اقدامات قانونی برنامه‌ریزی کنید.
۱۹ بررسی موجودی
موجودی فعلی خود را بررسی کنید تا ارزش کالاهایی را که فروش نرفته‌اند تخمین بزنید. هرکدام از کالاهایی که ارزش خود را از دست داده باشند، در بخش کسورات مالیات پایان سال محاسبه می‌شوند. اگر اینگونه از دارایی‌ها و کالاهایی را که فروش نرفته‌اند جزءِ کسورات محاسبه نکنید، درواقع موجودی خود را بیش از اندازه گزارش کرده‌اید و باید مالیات بیشتری پرداخت کنید.
۲۱.بررسی و تأیید گزارش‌های مالی سالانه و پرداخت مالیات اظهارنامه عملکرد
قبل از اینکه گزارش‌های مالی سالانه را تحویل دهید، باید با دقت آنها را بررسی کنید. پس از مطالعه‌ی دقیق این گزارش‌ها می‌توانید اظهارنامه مالیاتی را امضا کنید. در صورت بروز هرگونه اشکال و خطا، باید در برابر ممیزان مالیاتی پاسخگو باشید.